No importa cuánto haya gastado en asegurar varios aspectos de su negocio; aún necesita un plan de continuidad comercial.
Un plan de continuidad comercial le facilita la gestión de desastres y la puesta en marcha de su negocio en caso de que ocurra una desafortunada e imprevista. Con un plan de continuidad comercial implementado, no tendría que perder mucho en términos de negocios potenciales, clientes y empleados cuando ocurra un desastre. Podrías continuar tu negocio nuevamente como si nada hubiera pasado.
Un plan de continuidad comercial es una de las formas de seguro más baratas que puede tener una empresa, ya que no le costará nada. Pero lamentablemente, muchas empresas prefieren transmitir este aspecto vital y, por lo general, no se molestan hasta que sea demasiado tarde. Para desarrollar su propio plan de continuidad comercial, estos son algunos de los elementos de la lista de verificación que debe incluir.
Redacción de un plan de continuidad comercial: plantilla de muestra / lista de verificación
1. Enumerar los fines y objetivos del plan.
Primero, debe analizar claramente su razón para crear el plan de continuidad del negocio, así como los objetivos que desea alcanzar. Por supuesto, su objetivo principal para crear el plan de continuidad del negocio es ayudar a su empresa a recuperarse lo más rápido posible en caso de que se vea afectada por un desastre. Debe indicar esto en el plan de continuidad del negocio (BCP), así como la naturaleza de los posibles desastres.
2. Personal de respaldo
Luego, debe hacer una lista de personal que se encargará de la toma de decisiones o desempeñará funciones importantes cuando ocurra un desastre. Algunas funciones del trabajo son demasiado importantes para dejarlas vacías por cualquier motivo, ya que dejarlas vacantes puede generar problemas aún mayores para la existencia continua de la empresa. Debe identificar dichos puestos y hacer una lista de personas que llenarían dichos puestos junto con sus direcciones de contacto, direcciones de correo electrónico y número de teléfono y toda otra información de contacto necesaria.
3. Contactos externos
Además de las posiciones críticas internas, algunas posiciones externas también son muy críticas, como consultores de negocios, abogados y contadores de empresas, banqueros y consultores de tecnología de la información. En su mayoría, estas deberían ser personas que son instrumentales y podrían ayudar a que el negocio se recupere rápidamente. Debe hacer una lista de esas personas, así como sus direcciones de contacto e incluirla en su plan de continuidad comercial.
4. Equipamiento
Haga lo mismo para equipos críticos también. ¿Hay máquinas o equipos que sean cruciales para la operación de su negocio? ¿Existe algún software especial que contenga datos comerciales importantes ? Debe hacer una lista de dichos equipos y software. Y si hay copias de seguridad fuera del sitio, también se deben incluir.
5. Documentos comerciales
Cada compañía tiene algunos documentos vitales y documentos comerciales, como sus documentos de incorporación, certificados de impuestos, detalles bancarios, contratos de arrendamiento e información del personal. En el caso de que ocurra un desastre como un incendio o una inundación, dichos documentos pueden perderse y provocar complicaciones adicionales para el negocio. ¿Cómo piensa manejar la pérdida de documentos si ocurre un desastre ? También debe incluir esto en su BCP.
6. Equipo de contingencia
Supongamos que una compañía de producción pierde todo su equipo y maquinaria vital, que utiliza para fabricar sus productos. Por supuesto, la compañía habría asegurado estos equipos y máquinas, pero la compañía de seguros no le pagará el mismo día que presente sus reclamos, ¿ verdad ? ¿Dejaría a sus consumidores colgando y permitiría que sus competidores se hicieran cargo mientras intenta reunirse nuevamente ? Debe establecer un plan para el equipo de contingencia que podría usarse para continuar la operación hasta que pueda comenzar a operar nuevamente por completo.
7. Lugar de contingencia
¿A dónde mudaría su negocio temporalmente en caso de que pierda sus locales comerciales actuales? ¿Pueden sus empleados trabajar desde casa hasta que pueda recuperar su ubicación ? Estas son cosas que debe analizar y detallar cómo se manejará si surgen tales situaciones.
8. Lista de instrucciones
También debe haber una lista de instrucciones que contenga varias responsabilidades cruciales que deben manejarse en tiempos de desastre y cómo deben manejarse. Por ejemplo, debe haber una instrucción detallada sobre cómo comunicarse con su compañía de seguros para informarles sobre el desastre, así como sobre cómo presentar reclamos de seguro. Esto debe hacerse para cada responsabilidad crucial en la empresa.
9. Documentación de su plan de continuidad comercial.
Cuando haya terminado de escribir su plan de continuidad comercial, asegúrese de tenerlo documentado en copias impresas y en papel. Puede utilizar el almacenamiento en la nube y las copias de seguridad externas para las copias en papel. En cuanto a las copias impresas, asegúrese de que todo el personal clave no solo tenga una copia, sino que también comprenda qué hacer con ella.
Si bien un plan de continuidad comercial es fácil de elaborar y debe ser algo que se le ocurra por su cuenta, puede considerar contratar a un consultor para que lo maneje por usted si le resulta difícil de manejar.